7 個業務流程自動化提升效率的案例

你是否曾經希望日常瑣事能夠自動處理，讓你騰出精力去追求更大的目標？業務流程自動化 (BPA) 就像一位不知疲倦的隊友，它能幫你處理從資料輸入到審核等重複性工作，讓你專注於業務成長。.

我們的客戶速度提升高達 50%，錯誤率降低高達 70%。在本文中，您將看到七個 BPA 案例，它們將財務、人力資源、行銷等領域打造成高效運作的機器。.

準備好重新掌控你的時間了嗎？

核心職能部門業務流程自動化的關鍵範例

想像一下，您的團隊能夠輕鬆且有效率地完成重複性工作。業務流程自動化 (BPA) 軟體可以處理這些瑣碎事務，例如資料輸入、批准和報告，讓您可以專注於業務成長。我們已經看到一些公司透過 BPA 將工作效率提高了 50%，並將錯誤率降低了 30-70%。.

讓軟體承擔繁重的工作，您可以獲得：

• 更快完成任務
• 更清晰、更可靠的數據
• 降低營運成本
• 結果一致，因為人工檢查消失了。

如需快速概覽，請查看 什麼是業務流程自動化？.

接下來，我們將展示各個主要團隊的實際業務流程自動化 (BPA) 案例：

• 財務：自動開票、即時報告和採購訂單審批
• 人力資源：新員工入職、工資發放和休假跟踪
• 行銷：電子郵件行銷活動與潛在客戶培育工作流程
• 營運：庫存更新和物流調度
• 支援：聊天機器人提供即時回复，機器人流程自動化（RPA）（模擬人類點擊的軟體）用於處理日常工單。
• 進階功能：AI驅動的審核流程和智慧型文件掃描，讓您的自動化程度更上一層樓。

財務和會計業務流程自動化範例

財務團隊每個月都要處理數百張發票、核准和對帳任務。這時，自動化（使用軟體運行日常任務）就能派上用場，成為你的新夥伴，幫你理清思路，確保一切順利進行。.

首先是發票自動化（建立、發送和追蹤帳單）。諸如此類的工具包括： QuickBooks 和 Xero 我們會幫你處理。你會發現帳單週期縮短了 30-40%，錯誤率也降低了大約一半。不錯。.

接下來：採購訂單自動化（訂單審核流程）。諸如此類的平台 庫帕 和 SAP Ariba 發送提醒，引導審批流程交給合適的經理，並保留清晰的審計追蹤記錄（記錄誰批准了什麼）。這樣可以節省約 25% 的核准時間。明白了。.

然後是應付帳款自動化（AP，即您欠款的帳單） 蒂帕爾蒂 或者 Bill.com. 它可以加快發票匹配和付款速度，將您的處理時間縮短約 50%。.

以及透過以下方式實現應收帳款自動化（AR，客戶欠款） Bill.com 或者 Zoho Books 促使客戶按時付款，將應收帳款週轉天數（DSO，平均收款時間）降低約 35%。.

最後，財務報告自動化（報告的安排和合併） 黑線 或者 自適應洞察 它能幫你省去一半以前花在處理電子表格上的手動時間。這樣你就可以專注於策略制定，而不是資料輸入。.

用例	工具範例	主要優勢
發票	QuickBooks、Xero	30–40% 更短的計費週期，約 50% 更少的錯誤
採購訂單	Coupa、SAP Ariba	25% 審核速度更快，內建審計跟踪
應付帳款	Tipalti，Bill.com	加工時間縮短約 50%
應收帳款	Bill.com，Zoho Books	35% 降低應收帳款週轉天數 (DSO)
財務報告	BlackLine，Adaptive Insights	減少50%人工工時，減少30-70%錯誤

在這些工作流程中，由於週期縮短和錯誤減少，您將節省 20-40% 的成本。這使您的團隊能夠專注於成長，而不是繁瑣的工作。準備好告別手動操作了嗎？讓我們開始吧！.

人力資源和人才管理業務流程自動化範例

我們都體會過整理履歷、催促休假申請、手作各種文件的痛苦。這些繁瑣的手工工作會導致表格遺失、薪資延遲發放，以及新員工無所事事。.

因此，我們引入了人力資源自動化：一種能夠處理繁瑣工作的軟體，讓我們能夠專注於員工，而不是堆積如山的表格。你會發現錯誤更少、回覆更快，團隊也更快樂。.

當人工智慧驅動的篩選工具在幾分鐘內瀏覽數千份履歷時，招募流程就能發揮巨大作用。招募時間可以縮短約 40%，並立即突出顯示您的最佳候選人。太棒了！.

接下來，BambooHR 和 Workday 等工具會負責新進員工入職流程。它們會收集新員工文件、啟動培訓模組、分配筆記型電腦和工作證，並安排介紹會議。這可以將入職週期從四週縮短到五天。.

此外，還有薪資自動化系統。它可以進行合規性檢查，應用州和聯邦稅收法規，並按時產生準確的工資單。無需再手動計算數字。.

時間追蹤解決方案為請假和工時審批的數位化工作流程提供支援。塔爾薩社區學院的假期審批速度提高了 70%。而且由於它與工資系統集成，幾乎不會出現錯誤。明白了。.

最後，自動化KPI儀表板和客服工單系統會突顯員工流失風險。您可以追蹤員工流動率和回應時間，及早發現問題，並提高員工滿意度。.

透過自動化，我們可以減少在行政管理上花費的時間，把更多的時間花在真正重要的事情上：我們的員工。.

行銷業務流程自動化範例

行銷團隊每天都要兼顧受眾拓展、內容行事曆和行銷活動報告。當我們建立行銷自動化系統（用於處理日常任務，例如發送電子郵件和在社群媒體上發佈內容的軟體）時，就可以把這些瑣事交給智慧工具。這樣，你就能專注於創意，並獲得更高的互動率、更快的成長速度和清晰可見的投資報酬率。真棒！.

透過 Mailchimp 和 HubSpot 等工具，電子郵件行銷活動可以自動運行。它們會自動整理您的郵件清單、安排發送時間，甚至可以進行 A/B 測試（比較兩個不同的郵件主題，看看哪個效果更好）。我們已經看到郵件開啟率提升了 25-35%。.

潛在客戶培育工作流程（根據客戶行為逐步發送個人化內容）可以縮短銷售週期約 20%。您無需費力就能在適當的時間傳遞適當的訊息。.

Buffer 或 Hootsuite 等社交媒體日程安排工具每週會在各個管道上自動生成 7-10 個帖子，讓您的品牌始終保持在用戶的關注範圍內，無需手動上傳。.

Salesforce 和 Pipedrive 等平台上的客戶關係管理 (CRM) 自動化功能可指派銷售線索、對其進行評分，並向您的團隊發送後續後續提醒。這種提升可以帶來大約 30% 個額外的銷售線索。.

看看如何 利用人工智慧實現自動化潛在客戶開發 它將所有環節整合起來，直接將高品質的潛在客戶引入您的銷售管道。這一切都由人工智慧（一種能夠從您的數據中學習的系統）所驅動。明白了。.

供應鏈和營運業務流程自動化範例

每天，您和您的營運團隊都要兼顧庫存盤點、倉庫流轉、訂單打包和最後一公里配送。任何一個環節的疏忽或路線規劃上的盲點都可能導致整個供應鏈停滯，並使您的成本飆升。.

因此，我們依靠自動化軟體來簡化每個步驟，並確保貨物順利運輸。.

以下是一些實際應用中的工具：

• 庫存追蹤：當庫存低於您設定的水平時，Zoho 庫存管理系統會發送補貨提醒。您可以避免缺貨，並大幅減少緊急訂單。.
• 倉庫自動化：Fishbowl 和 Manhattan WMS（倉庫管理系統）可自動執行揀貨和包裝工作流程，例如掃描物品並將其放入裝箱站，從而將吞吐量提高約 25%。.
• 訂單履行：ShipStation 可對接承運商、自動列印標籤並即時更新追蹤資訊。您可減少手動步驟，並將準備時間縮短約 30%。.
• 路線規劃：Route4Me 和 OptimoRoute 使用路線最佳化演算法（逐步數學規則，可找到最快路徑）來節省 15% 的燃料成本，並將交付速度提高 20%。.

接下來，我們將這些指標、庫存水準、訂單履行進度和配送路線匯總到一個即時儀錶板（關鍵數據的視覺化展示）。只需一眼，即可即時掌握情況，並立即做出明智的決策。結果至關重要。.

客戶服務和IT業務流程自動化範例

現今的客戶希望隨時隨地都能透過聊天、簡訊或電子郵件獲得協助。您的 IT 團隊需要處理成千上萬個工單，同時也要滿足嚴格的服務等級協定 (SLA) 目標，並且容不得絲毫錯誤。傳統的支持方式根本無法應對，積壓的工單也越來越多。.

我們明白。我們已經建立了可擴展的自動化流程。我們的客戶服務和 IT 流程範例展示了實際團隊如何在不增加人手的情況下應對工單激增的情況。.

以下是您可以立即採取的四種策略：

• Zendesk 和 Intercom 中由自然語言處理（NLP，一種能夠讀取和回答用戶問題的技術）驅動的智慧聊天機器人，可以處理密碼重設、訂單狀態查詢和基本故障排除，從而減少約 60% 的日常工單。.
• ServiceNow 中的自動工單標記功能。簡單的規則即可標記、確定優先順序並將問題轉發給合適的團隊，從而將解決時間縮短 40%，並更快地發現重複出現的問題。.
• 自助服務入口網站配備可搜尋的知識庫。客戶可以自行解決常見問題，從而減少約 25% 的新工單量，並清理您的佇列。.
• RPA機器人（機器人流程自動化）可以記錄工單、對請求進行分類、在必要時升級問題，並自動關閉常規工單。這每天可以為每位客服人員節省約兩個小時的人工時間。.

無論您是想縮短問題解決時間還是減少積壓工作，這些自動化功能都能幫助您。它們能解放您的客服人員，讓他們專注於那些真正需要手動處理的複雜問題。.

跨部門人工智慧和RPA業務流程自動化範例

人工智慧（AI，一種能夠從資料中學習的系統）和機器人流程自動化（RPA，一種模擬點擊操作的軟體）為日常業務流程自動化（BPA）帶來了強大的助力。我們結合機器學習（一種能夠識別模式的演算法），使機器人能夠檢測趨勢並即時調整工作流程。現代業務流程管理（BPM，用於映射和自動化任務的工具）讓您無需編寫程式碼即可繪製逐步流程圖，並一次將舊系統連接到雲端應用程式。.

在審計團隊中，RPA 將合規性檢查所需時間縮短至人工操作的一半。掃描帳簿和日誌只需幾分鐘，而不是幾個小時，而且機器人甚至還能識別異常條目。真不錯。.

在理賠方面，一家名為 Wenn 的挪威新創公司利用人工智慧影像處理技術（一種像人一樣「看到」損壞情況的軟體）將汽車損壞檢查時間從 15 分鐘縮短到僅 6 秒，速度提高了 99.33%。.

ClickUp 和 Make 等無程式碼 BPM 工具可協助您將雲端應用程式無縫連接。無需編寫任何腳本，即可推送資料、觸發警報並自動建立任務。我們指導企業團隊從設定便利性、整合深度、預置連接器和分析功能等方面比較不同平台，從而幫助您找到最合適的解決方案。.

研究表明，70% 的企業至少實現了一項關鍵流程的自動化，40% 的企業甚至專門設立了自動化職位。由於這些基於雲端的解決方案可以跨團隊和跨地域擴展，因此您可以在幾天內而不是幾個月內推出新的工作流程。這使您的團隊能夠專注於策略和成長。.

結語

在演示中，您看到了業務流程自動化範例如何協助財務、人力資源、行銷、營運、支援和人工智慧驅動的工作流程。我們介紹了能夠將發票週期縮短 40% 次、加快新員工入職速度以及無需人工幹預即可觸發滴灌式行銷活動的工具。.

現在您可以親眼看到真正的收益——減少 50% 人工工時，錯誤率下降高達 70%。.

業務流程自動化能夠帶來更智慧、更順暢的成長。不妨選擇一個流程進行自動化，見證效率的顯著提升。.

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