7. 什麼是業務流程自動化？它如何驅動成功？

你還在像雜技演員一樣同時處理郵件、資料輸入和審核流程嗎？這確實讓人感到力不從心。但業務流程自動化（一種可以自動執行日常任務的軟體）或許能成為你的救星。.

讓 BPA 處理繁瑣的工作，就能減少手動錄入，提高效率，並在問題演變成麻煩之前及時發現並解決。這就像為您的營運配備了維修團隊，幫助您的團隊更快地達成目標，並更精準地完成工作。.

接下來，我們將一步一步引導您完成 BPA 的設定。您會發現，告別混亂、邁向順暢是多麼輕鬆。.

7. 什麼是業務流程自動化？它如何驅動成功？

是否覺得被日常瑣事壓得喘不過氣？業務流程自動化 (BPA) 利用軟體來減少人工操作。它建立清晰的規則和工作流程，輕鬆處理枯燥乏味的任務，例如電子郵件提醒，甚至還能處理複雜的、基於規則的審批流程。您將更快達成目標，提高工作效率，並在瓶頸拖慢您的速度之前將其消除。 BPA 不只是一個工具，更是您實現流暢、可重複執行流程的路線圖。.

業務流程就像食譜，由一系列步驟組成，它將人員、系統和資料整合在一起，最終交付成果。為了實現流程自動化，我們需要繪製每個步驟的流程圖，包括參與人員和資訊流。這張流程圖能夠清楚展現流程中的瓶頸和易錯點。如此一來，交接環節將變得順暢無阻，人工檢查也將不復存在。.

雙酚A的作用機轉體現在三個層面：

• 任務自動化可以處理單一瑣事，例如發送電子郵件或更新訂單狀態，通常無需點擊即可完成。.
• 工作流程自動化將任務串聯起來，輸入訂單詳情，請求批准，產生發票，同時允許人在關鍵決策時介入。.
• 端到端流程自動化將從初始觸發到最終報告的每個步驟連接成一個連續的流程。.

好處是什麼？更快的交接速度、更少的錯誤，以及為新團隊成員提供的清晰操作指南。有了 BPA 的全面覆蓋，跨團隊協作就能高效順暢地進行。.

業務流程自動化技術與工具

我們已經介紹了任務層、工作流程層和端到端流程層。現在讓我們深入了解支撐這些層的技術和工具。.

機器人流程自動化 (RPA) 使用軟體機器人來模擬使用者操作，例如登入、複製資料和填寫表單。企業利用 RPA 進行發票處理和客戶資料更新。.

這大大減少了人工操作，讓您的團隊專注於更具創意的工作。財務團隊表示，借助 UiPath 和 Automation Anywhere 等頂級 RPA 工具，他們節省了 30% 的時間。.

智慧自動化平台將RPA與AI驅動的分析（自動化數據處理）結合，以處理更高層級的決策。您可以掃描電子郵件、提取關鍵資訊並自動審批費用，無需編寫任何程式碼。.

其次，認知自動化結合了機器學習（學習模式的演算法）和自然語言處理（理解文字的技術），用於管理合約、支援工單和其他非結構化資料。 IBM Watson Studio 和 Microsoft Power Automate 等平台能夠從過去的異常情況中學習，從而減少錯誤和重做。.

低程式碼自動化平台讓您無需手動編寫程式碼，即可透過拖放介面建立工作流程。領先的工作流程引擎預置了 CRM、電子郵件和資料庫連接器，讓您在幾分鐘內即可連接各個步驟。.

企業級業務流程自動化 (BPA) 軟體提供流程建模、合規性檢查和即時儀錶板，以實現全面可視性。透過 Appian 和 Pega 等工具，我們可以快速啟動自動化流程。明白了。.

業務流程自動化的主要優勢

當您將日常任務交給業務流程自動化 (BPA)（自動運行工作流程的軟體）時，您很快就會看到成效。您將獲得從開始到結束的清晰路徑。您將減少手動步驟，避免出錯，並確保您的團隊步調一致。.

審批流程從不拖延，因此工作流程順暢無阻。這意味著專案週期更快，團隊也更享受工作。真棒！.

以下是它的實際運作效果：

• 更快完成任務（Vindi 將新用戶入職時間縮短了 73%，從 120 天縮短到 33 天）
• 大幅節省成本（CNH透過整合15個以上的人力資源系統，每年節省了2,200個工時）
• 得益於一致且基於規則的工作流程，錯誤更少
• 指導每一步行動的標準化步驟
• 內建檢查功能，可加強安全性和合規性
• 可擴展性，可隨您的團隊和專案一起成長
• 可以自由地將人員重新部署到高影響力工作。

這些並非錦上添花，而是實實在能提升公司獲利的利多因素。將新進員工入職培訓時間縮短 73% 或節省數千小時，不僅能削減預算，還能讓員工騰出時間啟動新專案。.

此外，當軟體處理完日常事務後，您的團隊就可以專注於真正能帶來實質進展的全局性工作。您將會看到更高的客戶滿意度和更顯著的營運成長。.

業務流程自動化與機器人流程自動化

RPA（機器人流程自動化）透過複製應用程式使用者介面 (UI) 中的點擊、按鍵和螢幕移動操作來處理簡單、重複性的任務。它可以從一個表單抓取資料並將其貼到另一個表單中—無需人工操作。.

業務流程自動化 (BPA) 的範圍更廣，它將客戶關係管理 (CRM)、企業資源規劃 (ERP)、電子郵件和審批流程等系統連接起來，從而運行端到端的工作流程。我們將協助您選擇最適合您目標的方案。.

當您需要處理大量繁瑣任務時，RPA（機器人流程自動化）優勢顯著，例如發票輸入、客戶資料更新、大量檔案上傳等等。您可以設定全天候運行的機器人，從而免去手動複製貼上和資料遷移的麻煩。 RPA部署快速，且無需對您的核心系統進行任何變更。.

但如果你更改發票範本或調整審核步驟，這些機器人就可能出錯。它們不會學習——它們只遵循固定的規則。因此，RPA 更適合處理特定任務，而非整個流程。.

BPA（業務流程自動化）透過更深入的系統整合和即時分析儀表板，在流程層面發揮作用。低程式碼平台將視覺化工作流程建構器交到您手中，讓您無需編寫任何程式碼即可繪製流程草圖、新增分支規則並調整步驟。它隸屬於更廣泛的 BPM（業務流程管理）方法，在該方法中，您可以隨著時間的推移來繪製、監控和最佳化工作流程。.

可以將 BPA 視為運作自動化流程的引擎，而 BPM 則是指導持續改善的行動指南。.

實施業務流程自動化：最佳實踐

您的業務流程自動化 (BPA) 專案從規劃階段開始。您選擇想要自動化的流程，將其與明確的業務目標掛鉤，並設定成功指標，以便衡量實際效果。然後，我們會獲得您團隊的認可——畢竟，沒有人喜歡突如其來的技術變更。.

接下來，我們會繪製您目前的工作流程圖。我們會繪製簡單的流程圖、泳道圖或價值流圖（這些視覺化工具可以清楚地顯示每個步驟）。這有助於發現交接延遲和隱藏的審批環節，並將工作流程圖與工作流程調整相結合，從而確定哪些任務適合自動化。.

現在，讓我們來挑選一些你的團隊會喜歡的工具。低程式碼平台（幾乎不需要編寫程式碼的應用程式）可以讓你快速建立和調整自動化流程。接下來，我們會制定變更計劃，培訓使用者掌握新的步驟，並減少任何阻力。這些措施有助於使用者完善規則、設定例外處理路徑，並根據實際情況調整自動化流程。.

然後，組成一個小團隊進行試點。你將在即時儀錶板上追蹤各項指標，例如：

• 週期時間（任務所需時間）
• 錯誤率（錯誤發生的頻率）
• 用戶回饋（團隊的想法）

即時監控有助於在故障擴散之前將其發現。.

每個試點週期都能讓你的工作流程更聰明、更順暢。隨著勢頭增強，調整操作也會變得自然，你也會看到真正的投資回報。.

結果才是最重要的。.

業務流程自動化實務：真實案例

下面，我們將透過三個真實的案例，展示業務流程自動化 (BPA) 如何大幅減少工作量並提高準確率。您將看到人力資源、財務和客戶管理如何透過可衡量的收益來實現轉型。.

德州農工大學的人力資源入職自動化

你是否曾經為堆積如山的新進員工入職表格而苦惱？德州農工大學的人力資源團隊以數位化工作流程取代了紙本表格。.

現在，每位新員工的資料都會透過一個線上系統自動處理，該系統會自動進行批准、發送培訓邀請並與薪資系統同步。因此，他們在一年多一點的時間裡就完成了超過3400名員工的入職。人工錯誤幾乎降至零，人力資源部門每週節省了大量時間，新員工也能迅速上手工作。.

博卡拉頓市應付帳款數位化

跨部門追查紙本發票就像尋寶遊戲一樣。博卡拉頓的財務部門實現了應付帳款的數位化。.

現在，每張發票一到系統就會自動掃描上傳到中央入口網站。自動化規則會將發票直接發送給適當的審核人，即時追蹤功能則會顯示每張發票從收到到付款的完整狀態。滯納金減少了，供應商滿意度提高了，團隊也節省了以往浪費在來回郵件上的大量時間。.

Vindi & Heifer International 的客戶和合約管理

金融新創公司Vindi將新客戶的註冊週期從120天縮短到了33天。他們是怎麼做到的？透過自動化每個步驟，包括資料收集、信用審核和帳單設置，將其整合到一個流暢的工作流程中。真棒！.

同時，全球非營利組織海弗國際（Heifer International）將數十年的合約集中到一個可搜尋的資料庫中。自動提醒功能會標記續約和待審的法律審查，這樣團隊就無需再為處理過時的文件而煩惱。這兩個組織都讓員工從繁瑣的文書工作中解放出來，以便專注於建立人際關係和進行使命工作。.

結語

在本次行動中，我們定義了業務流程自動化，包括其目標和核心組成部分。我們概述了主要技術工具，並展示了能夠提升投資回報率的關鍵優勢。.

我們詳細分析了 BPA 與機器人流程自動化和 BPM 的區別，制定了最佳實踐方案，並分享了來自人力資源、應付帳款和客戶入職方面的成功案例。這些案例生動地展現了 BPA 的運作方式。.

現在您已經了解了什麼是業務流程自動化，可以自信地為您的團隊帶來更聰明的工作流程。祝福您未來更大的成功！.

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